Dort stand sie - eine Truhe: Groß und nicht übersehbar, rot und golden leuchtend, sehr auffällig und exponiert im Foyer einer öffentlichen Institution. Neugierig wurde ich davon angezogen. Stolz teilte mir der Geschäftsführer mit, dass es sich um eine Schatztruhe handele und dort die Mitarbeitenden ihre Schätze, also Ideen, Vorschläge etc. einwerfen könnten. Mit dieser Idee solle Beteiligung in der Mitarbeiterschaft gefördert werden. Allerding war und blieb die Box ohne Schätze – sie wurde nicht genutzt.
Eine herbe Enttäuschung, so eine leere Schatztruhe. Aber warum war sie leer, warum wurde dieses Angebot nicht angenommen?
Auf der Grundlage meiner Erfahrungen als Organisationsentwicklerin, Qualitätsmanagerin und systemischer Coach habe ich Ihnen eine Schatzkarte kreiert, mit Hilfe derer Ihre Chancen auf eine prall gefüllte Ideentruhe steigen:
► Kläre zunächst gründlich, WARUM du den Schatz suchst. WAS ist es dir wert, dich auf diesen abenteuerlichen und unwägbaren Weg zu begeben? Überzeuge deine Crew davon.
Ideenmanagement ist kein Selbstzweck, sondern vielmehr ein strategisches Werkzeug mit wirtschaftlichem Potential und/oder ein mitarbeiterorientiertes Führungstool. Je konkreter die Führungsebene die damit verbundenen Ziele formuliert und sich dazu bekennt, desto geringer ist die Gefahr reiner Lippenbekenntnisse und damit mangelnder Akzeptanz von Beginn an. Damit die Mitarbeitenden die Relevanz ihrer Ideen verstehen, muss der Nutzen transparent und verständlich kommuniziert werden. IDEENMANAGEMENT SOLLTE IM UNTERNEHMEN EINEN HOHEN STELLENWERT HABEN! Hier als gelungenes Beispiel ein Auszug aus einem Anschreiben der Geschäftsführung an alle Mitarbeitenden eines Unternehmens im Dienstleistungssektor zur neu eingeführten Ideenbox.
IDEENBOX:
Der Kosten- und Wettbewerbsdruck hat in unserer Branche in den letzten Jahren dramatisch zugenommen. Daher benötigen wir eure Erfahrungen und Ideen, um unsere Abläufe zu verbessern und zu optimieren. Das trägt zu einer verbesserten Wettbewerbsfähigkeit und zum Erfolg des Unternehmens bei.
Durch eure Ideen steigern wir unsere Leistungen und unsere Qualität.
Sie verbessern die Qualität der Arbeitsbedingungen und die Zufriedenheit.
Dadurch können wir als attraktiver Arbeitsgeber in unserer Branche auftreten und uns gegenüber der Konkurrenz am Markt behaupten.
Eure Ideen sichern unseren Vorsprung!
► Wenn du nicht weißt, wo du den Schatz suchen musst, ist kein Wind günstig! Kläre daher die anzupeilenden Koordinaten deines Schatzes, dort wo du ihn vermutest, zu Beginn deiner Reise. Überprüfe den Kurs während deiner Suche regelmäßig.
Im Kontext von Ideenmanagement sind folgende Kennzahlen zur Steuerung hilfreich:
Kennzahlenvergleiche geben hier Auskunft über die Güte des Ideenmanagements. Extern z.B. in Form von Benchmarks - wie sie etwa vom Zentrum für Ideenmanagement angeboten werden - und/oder intern über die Analyse von Zeitreihen.
► Setze die richtigen Segel und prüfe immer wieder die Windrichtung.
Für ein erfolgreiches Ideenmanagement empfehle ich folgenden 3-Master:
► Schaffe klare, effiziente und transparente Strukturen.
Ist das Ideenmanagement wirklich ernst gemeint, und nicht nur ein zur Schau gestelltes nice to have, dann verändern sich in der Regel althergebrachte Rollen bzw. es entstehen neue im Unternehmen. Die Mitarbeitenden werden, polarisiert ausgedrückt, von reinen Befehlsempfängern zum aktiven Mitgestaltern des Unternehmens. In der Konsequenz sollen sie fortan unternehmerisch, kreativ und über den Tellerrand hinausdenken.
Diese erweiterte Verantwortung hat ein Unternehmen wie folgt in die Rollenbeschreibungen seiner Mitarbeitenden aufgenommen:
Sicherstellen des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses unter anderem durch aktive Teilnahme am Ideenmanagement
Daneben müssen neue Rollen, wie zum Beispiel die eines Ideenmanagers und die eines Gutachters, der fachlich in der Lage ist, die Idee zu bewerten, neu ins Leben gerufen und mit dafür kompetenten Personen besetzt werden.
Für ein erfolgreiches Ideenmanagement ist ein klar strukturierter, geregelter Ablauf von der Ideenentstehung bis zur Umsetzung wie folgt sehr wichtig, der allen Mitarbeitenden bekannt ist und nachhaltig bespielt wird:
Ideen kreieren. Zur Ideenformulierung empfiehlt es sich, für die Mitarbeitenden möglichst niederschwellige Möglichkeiten zu schaffen (mündlich, schriftlich, ohne und/oder mit Hilfestellung): Der Ideengeber formuliert, was und wie verbessert werden sowie welches Ziel damit erreicht werden soll (hier sind entsprechende Vordrucke, -formulierungen hilfreich)
Ideen bewerten.
Hier kann die Einordnung in eine Matrix wie folgt hilfreich sein:
Ideen steuern, d. h. entsprechende Strategien zur Ideenbearbeitung anwenden wie zum Beispiel: ablehnen, prüfen, umsetzen.
Ideen öffentlich und transparent machen. Umsetzungsergebnisse zeitnah und öffentlichkeitswirksam kommunizieren sowie schnelle, verständliche, regelmäßige und begründete Rückmeldungen zum Sachstand der Ideen an die Ideengeber geben.
Ideen dokumentieren. Dazu gehören unter anderem die Ideenidentifikation -Was, wie, warum, wer, Ideengutachter, das Ergebnis der Ideenbewertung sowie die Ideensteuerung -Maßnahmen, Status, Fällig am, Erledigt am, Aufwand/Ertrag, Zuständigkeit)
► Prüfe und nutze zur Dokumentation ggf. den Einsatz technischer Möglichkeiten.
► Schaffe bei den Mitarbeitenden die Bereitschaft, aktiv am Ideenmanagement mitzuwirken.
Was motiviert Mitarbeitende, eigene Ideen aktiv ins und für das Unternehmen einzubringen? Je besser die Motive der Mitarbeitenden bekannt sind, desto leichter können zielgenaue Anreize dafür geschaffen werden. Die einen verbinden diese Möglichkeit mit als zu ihrer Arbeit gehörig (zum Beispiel Ingenieure im Entwicklungsbereich, Designer). Andere wollen mit ihren Ideen die eigenen Arbeitsbedingungen verbessern. Auch finanzielle Anreize können ideenförderliche Signale aussenden. Inwieweit solche Belohnungssysteme, zum Beispiel in Form von Einsparungsbeteiligungen und/oder weiteren Incentives für eingereichte Ideen, eingesetzt werden sollten, hängt von der Persönlichkeit und der Motivstruktur der jeweiligen Mitarbeitenden ab.
In einer kleinen Firma, in der das Ideenmanagement ohne ein ausgeklügeltes finanzielles Anreizsystem eingeführt wurde, kamen zum Beispiel überdurchschnittlich viele gute Ideen von den gewerblichen Auszubildenden, die damit den Wert ihrer eigenen Arbeit in diesem Betrieb erheblich steigern konnten.
► Übe dich und deine Crew in Manövern für unbekanntes Terrain.
Wie bereits zuvor ausgeführt, geht das Ideenmanagement mit neuen bzw. erweiterten Aufgaben für die an diesem Prozess Beteiligten einher. Schenken Sie den dafür erforderlichen Kompetenzen Beachtung:
So geschah es, dass das Ideenmanagement eines Unternehmens in Stocken geriet, weil der dortige Ideenmanager für die eingesetzte Dokumentationstechnik nicht im erforderlichen Umfang geschult war. In der Konsequenz wurden die Ideen von ihm nicht nachhaltig bearbeitet bzw. weiter verfolgt.
Beugen Sie diesen und ähnlichen Fällen durch Schulungen sowie anderen Fort- und Weiterbildungsformaten vor. Zum Beispiel
Zusammenfassend dient das Ideenmanagement der Erreichung verschiedener Unternehmensziele unter Beteiligung aller Mitarbeitenden. Voraussetzung zur Entfaltung dieser Wirkung ist – und dies wird, wie das Eingangsbeispiel zeigt, häufig vergessen – die zielgerichtete organisatorische Gestaltung sowie der Einsatz ideenförderlicher Führungs- und Personalentwicklungsinstrumente.
Und nun viel Erfolg bei Ihrer Schatzsuche. Wenn Sie Unterstützung benötigen - funken Sie mich an.
Ihre AHH
